Trước khi bắt đầu
Bạn đã đăng ký và mở email xác nhận; nút trong email đã đưa bạn vào trang Billing. Hai thứ cần giữ trong tầm tay: email và password admin, chỉ của riêng bạn và dùng để vào settings, sổ ghi và thanh toán, và mã shop, hiện trên trang Overview và trong email đó. Mã shop là một nửa thứ thợ của bạn sẽ dùng để log in; mã không bao giờ đổi.
Dashboard có sáu tab: Overview, Techs, Logs, Inspection, Settings và Billing. Các bước dưới đây dùng ba trong số đó.
Bước 1: Chọn plan
Chưa có plan thì chưa log được gì, nên bước này đi trước. Trong Billing, chọn plan phù hợp với số ghế làm chân của shop và chọn trả theo tháng hay theo năm. Plan theo tháng bắt đầu bằng mười bốn ngày dùng thử miễn phí; thẻ bạn nhập chưa bị tính tiền cho đến khi hết thời gian dùng thử, và bạn có thể hủy trước đó. Khi quay lại từ trang thanh toán, Billing sẽ nêu bước tiếp theo.
Bước 2: Đặt password thợ
Thợ của bạn dùng chung một password, và bạn là người chọn nó. Trong Settings, phần Tech access, nhập password thợ hai lần rồi lưu. Mã shop nằm ngay phía trên. Hai quy tắc: chọn password cả đội dễ nhớ, và đừng đặt trùng với password admin của bạn, vì mọi người làm ở shop đều sẽ biết password thợ. Chừng nào chưa đặt, trang Overview sẽ nhắc và chưa ai log in được vào màn hình thợ.
Bước 3: Thêm tên thợ
Trong Techs, thêm tên của mọi người sẽ log việc vệ sinh. Những tên này là danh sách chọn trên màn hình thợ, và mỗi lần vệ sinh được log sẽ mang tên đã chọn, nên hãy dùng tên mà cả đội quen gọi. Khi ai đó nghỉ việc, lưu trữ tên họ ở đây và đặt password thợ mới trong Settings; những dòng cũ của họ vẫn giữ tên.
Bước 4: Cài đặt tablet và log lần vệ sinh đầu tiên
Trên tablet hoặc điện thoại của shop, mở readypedi.com/login, chọn tab Tech, rồi nhập mã shop và password thợ. Màn hình thợ giữ trạng thái log in, nên mỗi máy chỉ làm việc này một lần. Màn hình hiện bảng các ghế, khung log một lần vệ sinh, và các dòng đã log trong ngày ở bên dưới.
Để log một lần vệ sinh: chọn tên của bạn, chọn ghế, chọn việc đã làm, rồi nhấn Log entry. Ngày và giờ do hệ thống đóng dấu, không bao giờ phải gõ. Các lựa chọn khớp với các cột trên mẫu in, vì vậy chúng giữ tên tiếng Anh của mẫu:
| Lựa chọn | Khi nào chọn | Trên mẫu |
|---|---|---|
| Regular Cleaning: vệ sinh cơ bản | Sau mỗi khách: bồn được làm sạch và khử trùng giữa hai khách. | After Client |
| End of Day: cuối ngày | Một lần lúc đóng cửa, trên mọi ghế có dùng: lần xả và khử trùng kết thúc ngày. | End of Day |
| Not Used: không dùng | Ghế không có khách trong ngày. Mẫu vẫn cần dòng đó. | Not Used |
| Bi-Weekly: hai tuần một lần | Chọn thêm cùng Regular Cleaning mỗi mười bốn ngày: lần khử trùng sâu. Bảng ghế cho biết ghế nào đến hạn. | Bi-Weekly |
Dòng đầu tiên bạn log sẽ làm chấm cuối cùng trên trang Overview chuyển xanh. Quy trình vệ sinh (hướng dẫn tiếng Anh) và quy tắc các ô trên mẫu có hướng dẫn riêng.
In sổ khi thanh tra
Trong Logs, chọn khoảng thời gian và ghế rồi in; app đóng dấu các dòng của bạn lên đúng mẫu của TDLR, mỗi ghế một sổ. Khi thanh tra đến cửa, nút Inspection records trên màn hình thợ mở một trang chỉ có sổ ghi và khoảng ngày, an toàn để đưa tay, hiện sáu mươi ngày gần nhất mà quy định yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi thợ có cần account riêng không?
Không. Shop có một màn hình thợ dùng chung, như một tablet đặt ở quầy. Mọi thợ log in bằng cùng mã shop và password thợ, rồi chọn tên mình trong danh sách trước khi log. Không có account riêng để phát hay thu hồi.
Có thể dùng nhiều tablet hoặc điện thoại không?
Có. Log in trên từng máy bằng mã shop và password thợ. Mọi máy đều hiện cùng bảng ghế và cùng sổ ghi, nên lần vệ sinh log trên máy này sẽ hiện trên các máy kia.
Tôi có thể đổi ngôn ngữ sau không?
Có, trong Settings. Hướng dẫn cài đặt, gợi ý trên màn hình thợ và các trang log in sẽ theo ngôn ngữ đó. Sổ ghi và mẫu in vẫn bằng tiếng Anh.
Mẫu in có đổi theo ngôn ngữ không?
Không. Đó là mẫu tiếng Anh của TDLR, BAC-FI-004-E, dù app hiện ngôn ngữ nào. TDLR cũng phát hành cùng mẫu này bằng tiếng Việt, mã BAC-FI-004-V; các cột giống hệt nhau, nên bản in tiếng Anh vẫn là cùng một hồ sơ đối với thanh tra.
Khi một thợ nghỉ việc thì sao?
Lưu trữ tên của họ trong Techs để tên rời khỏi danh sách chọn, rồi đặt password thợ mới trong Settings để password cũ ngừng hoạt động trên mọi máy. Những lần vệ sinh họ đã log vẫn giữ tên họ.
Hướng dẫn này mô tả ReadyPedi như hiện nay; các nút và tab được gọi đúng như trong app. Các yêu cầu của quy định được diễn giải lại từ 16 TAC §83.108 bằng lời thường và không phải tư vấn pháp lý; quy định của TDLR là căn cứ.